Президент підписав зміни до ПДВ щодо KSeF

Оновлення до законодавства з ПДВ у Польщі формує нормативну основу для масштабування KSeF (Krajowy System e-Faktur) та поетапного переходу бізнесу на електронні рахунки-фактури. Нижче — коротко про зміст змін і практичні дії для компаній.

Що змінюється

• Закріплюється обов’язкове використання електронних фактур у KSeF для визначених категорій платників.
• Уточнюються правила виставлення, отримання, коригування та зберігання e-фактур.
• Описуються технічні вимоги до ідентифікації, підпису та журналювання операцій у KSeF.
• Посилюється роль коректних реквізитів і відповідальність за якість даних.

Кого стосується

Платників ПДВ, які виставляють/отримують рахунки за операціями в Польщі, а також групи компаній з польськими підрозділами. Для окремих винятків (спеціальні режими, операції з-за меж KSeF) передбачені особливі правила.

Ключові дати

• Вступ положень у дію — поетапно. Конкретні терміни залежать від категорії платника та додаткових роз’яснень регулятора.

Вплив на процеси

• Необхідність інтеграції облікових систем із KSeF-API або використання проміжного сервісу.
• Оновлення довідників (контрагенти, ставки ПДВ, номенклатура) та правил валідації даних.
• Перегляд ролей і повноважень: хто створює, підписує, відправляє, коригує e-фактури.

Що зробити зараз

1. Провести інвентаризацію процесу виставлення рахунків: шаблони, джерела даних, ручні кроки.
2. Перевірити можливості ERP/бухгалтерської програми щодо експорту та інтеграції з KSeF.
3. Уточнити політики електронних підписів і доступів; оновити довіреності.
4. Підготувати тестові сценарії: базова e-фактура, коригування, скасування, повернення.
5. Навчити команду роботі з KSeF: порядок дій, відповідальні, типові помилки.

Контроль і ризики

• Валідація перед відправкою: повнота реквізитів, коректні ставки ПДВ, унікальність номерів.
• Моніторинг статусів у KSeF та обробка відмов.
• Архівування і журнал подій для внутрішнього та зовнішнього аудиту.

Рекомендується відстежувати офіційні роз’яснення регулятора та оновлювати процеси відповідно до нових вимог.